「日報システム」が完成するまでの思いを話します。
対談する二人のプロフィール
サワラ：まずは、大庭先生との出会いのきっかけからですね。
大庭：別件で初めてお会いした時、サワラさんが「弊社の自己紹介代わりに」と見せてくださった開発システムの中で、特に「日報システム」に強い関心を持ちました。
ちょうどその時、私自身、社内タスク管理でかなり苦労していて、自分の仕事のためのシステムを探していましたので、つい「こんなシステムを探していました。これはテレワーカーを多く抱える職場で、大変効果的に活用できるのではないでしょうか！」とお話ししたのを覚えています。
サワラ： この日報支援システムは、弊社の社内タスク管理用として現在使用中のものでしたので、外部の方から高い評価をいただけたことは嬉しかったですね。
大庭： 私も社内ですぐ使いたいと考えたのですが、詳しく説明を聞くと、ユニティーベルさんの社内体制に合わせたつくりになっていて、そのまま使用するには若干手直しが必要でした。そのことをお伝えすると、
サワラさんから、外部スタッフを抱える多くの職場で広く使える仕様に変更したいので協力してほしい…というご希望をいただき、ユニティーベルさんとの共同開発が実現したわけでしたね。
サワラ： そうですね。私も大庭先生からの新たな視点を得てさらに多くの方に活用してもらえるものにできるのでは？とワクワクしました。
開発においては大庭先生との連携も非常にスムーズに進んだと感じているのですが、大庭先生ご自身はいかがでしたでしょうか?
大庭： 通常業務の中で「 日報システム 」を使用してみて、気付いた変更の要望を順次ユニティーベルさんに出し、修正後また使用する、さらに要望を出す…という形で、繰り返し要望を出していったわけです。
良い意味で想定外だったのが、こちらからの要望に対するレスポンスのスピードが非常に速かったことです。
おかげで実際のユーザーの立場から意見を提案しつつ改善していく形でどんどん進みましたので、イメージどおりの使い勝手の良い機能に絞り込んでいくことができました。
サワラ： 出来上がった「 日報システム 」に関しては満足いくものになったようで、弊社としても嬉しく思います。
「日報システム」はユーザー目線を損なわず機能を厳選したので、直感的で使いやすいことはもちろん、あれば便利と思われる機能も加味した、大変使いやすいシステムに仕上がったと自負しています。
では、完成から現在まで継続して大庭さんが使っていただいている中、「 日報システム 」が特に貢献していると思われる点はどこでしょう？
大庭： スタッフの稼動日や稼動時間が仕事毎に蓄積表示されるため、仕事の進捗や利益が「見える化」されました。
これまでは、エクセルに業務内容や時間数を記入し計算していましたが、分かりにくい上に集計等にも手間がかかり大変でした。この作業も劇的に楽になったことは大変助かます。
また、スタッフの方にも「この仕事はこの時間で終わらせなければならない」という利益感覚を持って仕事に臨んでいただける点も大きいですね。
リモートで働いていただく方もまた、会社の経営について関心をもっていただけるといったメリットがあります。
サワラ： そうですか、それは良かったです。社内で使用しているスタッフからも、業務内容や、成果と時間数が見合ったものかを数字で確認できるのが良いということを常々聞いています。
大庭： そうですね。後、もう一つ大きな成果は、漠然とこなしていた仕事を見直す大きな機会にもなったことです。
サワラ： 具体的には？
大庭： 何といってもスタッフの進捗が、どこにいてもすぐに見られるようになった点ですね。今までは結果報告を受けるまで状況がわかりませんでしたから。
担当している仕事が順調に進んでいるのか、遅くなっている場合にはどの仕事でつまずいているかがタイムリーに把握できるので、スタッフのサポート対応が迅速になりました。
サワラ： 弊社も同様で、「 日報システム 」を使用するまでは、仕事の進捗管理が大変でした。各スタッフにメール連絡したり、急ぎの場合は電話連絡したりと。スタッフ側も私からの問い合わせ対応に時間がかかっていたはずです。
この時間的なロスは私もスタッフも、できれば避けたい作業でした。特にメールの場合は、後日履歴を確認したり該当するメールを検索したりといったこともありました。
大庭： そうですよね。メール送信自体は簡単な作業ですが、「 日報システム 」の使用で、メール確認等の細かい作業の積み重ねに、いかに時間と労力がかかっていたかが改めてわかりました。
仕事の履歴が整理され、業務管理が楽になったのは大きなポイントです。
サワラ： メールにといえば、私が何回か非常に苦い経験をしたのは、間違った相手にメールを出してしまった時です。あの絶望感といったら… おそらく誰でも１度は経験がありますよね（笑）
ですので「 日報システム 」では、送るべき人にのみ確実にメールを送る仕組みをつくり、安心して運用できることにこだわりました。
大庭さんのこだわった点は他にありますか？
大庭： 特にこだわったのはスタッフへの情報の公開ですね。
同じプラットフォームで複数名のスタッフが使用するので、各スタッフのプライバシーには充分配慮しました。
スタッフ全てに知らせてよい情報、特定の人のみに知らせる情報、スタッフに公開しない情報等、きちんと権限管理できるかという点には神経を使いました。
サワラ： そうですね。仕事内容の閲覧など権限を細かく設定できて、極端な例では個人ごとに権限設定が可能なように改良しました。
利用する立場で考えた時「 日報システム 」への安心感もさらに大きくなったように思います。
大庭： 「 日報システム 」がシンプルながらもポイントはきっちり押さえたシステムとして出来上がったのは、監修としても、ユーザーの立場としても非常によかったと思っています。
今後は「 日報システム ク」の利用先からの要望があれば、カスタマイズも引き受ける用意があるそうですね。
サワラ： はい、そうです。おそらく使用いただくことで先々、様々なご要望が出てくると想定されます。
具体的なご要望がなくても順次改良をしていく予定ではありますが、ご希望があればそれに合わせより使いやすく改良したり、機能を追加するご用意もあります。
大庭： それぞれの現場ならではの業務を、スムーズに進める最も良い方法があると思いますので、個々に反映させつつ「 日報システム さらにかゆいところに手が届く、身近なシステムになることを期待しています。
サワラ： 私も同感です。本日は色々お話をいただき、ありがとうございました。今後ともどうぞ宜しくお願い致します。