1.
まず現状を知ることが、改善の近道だと考えます。
働き方を変えるための第一歩、日報システムが自分たちの動向を見直す材料に。
【保険代理店 所長Cさん】
働き方改革といわれ、残業を減らす事が急務ですが、実際にこなすべき仕事が減るわけではなく、自分たちの動き方を変えるしかないということになります。
まずは実際にどれだけの時間をどのように過ごしているかを知るため、面倒がるスタッフを説得して、日報システムを使って、一日ずつ日報を入力し、通し一ヶ月の業務時間数をチェックすることからはじめました。
各スタッフの日々の動きをつき合せ、業務別に集計された時間数を改めて確認すると、例えば別のスタッフに受け渡さなければならない作業が最初にとどこおって、待っているスタッフに時間のロスやしわ寄せが出ていること、複数のスタッフが抱える案件の一部ををまとめて処理することで短時間で済む部分があることなど、時短に向けて改善できる点がいくつか見えてきました。
面倒がっていたスタッフも、日報入力自体は簡単な作業なので、だんだん慣れてきているようです。
「実際に数字で見ると、思った以上に○○の作業に時間を使っているのでびっくりした」などの声があり、スタッフ達の意識の変化も現れてきたようです。
すぐに勤務時間が短縮できたり、残業がなくなるわけではないですが、時間の使い方を合理的にするにはどういう方法があるかを探るための良い材料になりました。さらにデータを生かし、全体を見渡しつつ、スタッフ個人個人にも意識を高めてもらうことで、快適に働ける時間管理を目指していくことにしたいと思います。
2.
この作業にこんなんに時間がかかるのは、何かおかしいのでは？？
日報システムで外注スタッフの作業確認ができ、発注案件へのフォローもしやすくなりました。
【WEB制作会社 ディレクターAさん】
弊社には、社員と同じように仕事を依頼している外注スタッフがいます。違う場所にいるため日々の作業状況がつかみにくく、仕事が完成すると、所要時間と内容をまとめて結果報告してもらうような状態でしたので、改善するべきではと思っていました。
例えば、これまでの経験から、10時間程度の仕事内容と見込んで発注した仕事が、結果としては倍の約20時間の申請がありました。このとき、外注スタッフは、勘違いから対象外の部分まで丁寧にリサーチしレポート作成をしていて、結果、時間が大幅にかかったということでした。
厳密な締め切りは設けなかったので、多忙を理由に、こちらも発注後はまかせっきり。なかなか出来上がらないのも、他の仕事が先にはいっていたかぐらいに思っていましたが、そうではありまあせんでした。結果、時間・労力とも、余分な10時間分は、無駄になってしまったわけです。
発注時に作業内容の確認を徹底することはもちろんですが、作業内容や経過時間を随時確認すれば、「そこまではしなくても大丈夫」と途中でストップできたはずです。しかし、何度も確認を入れたり、外注スタッフから報告させたりするのも非常に面倒でうっとおしく、時間もとられて現実的ではありません。
何か簡単に状況が把握できないかと考えていたところに知ったのが日報システムでした。業務ごとの作業時間をネットでスタッフが毎日簡単に記録できるということで、さっそく使ってみることにしました。
一日の終わりや業務の合間に、日報や月内の一覧を確認することにより、おおまかな作業内容は把握できるようになりました。やらなければいけない作業が日報から抜けていたり、不自然に時間がかかっていることがわかると、直接連絡を取り確認することで、前述のような無駄をかなりなくすことが出来てきました。外注スタッフも安心して作業を進めることが出来るようで、このまま使い続けてみようと思っています。
3.
時間を気にしつつ行動することが習慣化してきたようです。
責任者不在中のスタッフ管理、日報システムが一役。
【不動産店 店長Bさん】
ごく一般的な、駅近の不動産会社です。年中無休なので管理職の出勤していない日もあり、次の日に手書きの報告書を見て状況を確認していました。
スタッフを疑うわけではないですが、メモ書きのように書かれた報告書を見ると、責任者不在の日も滞りなく業務が進んでいるのか若干心配になり、日報システムを導入しました。
必ず1日分の時間を埋める必要があるので、スタッフはまじめに入力してくれています。該当する時刻に作業名を入力しなけれなければならないので、時間を気にして動く癖も付いてきたようです。
また、インターネット上で管理しているため、保管場所もとらず、見やすくていいと思います。
時間の集計もできるようなので、業務の改善に役立てられるよう検討しているところです。
4.
時間給で、手際が良い人ほど収入が下がるということにならないように。
各スタッフの得意分野の仕事を「日報システム」で集計した時間データから導き出す。
それぞれへの的確な業務振り分けで、ストレスを軽減し効率UP。
【中小企業診断士 Sさん】
中小企業診断士をしています。この業界は業務の性格上コンスタントに仕事があるわけではなく、仕事の混み具合に波があります。これに柔軟に対応するため、常勤スタッフ以外に外注スタッフとも何人か契約し、都度仕事を依頼しています。
その際、同じような仕事を複数のスタッフに依頼しても、仕上がりの時間数に大きな差が出てしまうことが常々気になっていました。
「月間のトータル時間数×時間単価」で単純に支払い金額を決めていたため、業務内容と費やした時間との関係を充分チェック出来ずにいました。どのスタッフも、月の支払いはほぼ同じ額であっても、ある仕事に注目すると、手際よく終わらせると支払われる金額が少なくなることになり、労力への対価としては妥当なのかどうか、私もスタッフ側もお互いに疑問が残る状態でした。
しかし、この日報システムを使用することで、「各スタッフの作業時間の月のトータル時間」以外にも「各スタッフ、作業毎の月トータル時間・累積時間」が把握できるようになりました。
データを並べてみると、スタッフごとに作業時間の長短に傾向があり、なんとなく感じていた得意不得意分野の作業速度の違いがはっきりと見えてくるようになりました。
結果、それぞれのスタッフに、意識して得意分野の作業を割り振ることで時間を短縮をでき、スタッフ側もストレスが少なく効率的に作業が出来る、ベストマッチングの形で仕事を進めることができるようになりました。同時に、なんとなく先延ばしにいているような状態では日報で報告をあげづらいということから、スタッフに緊張感が出てきたことも、よかったことの一つです。
5.
労働量と売り上げの関係を改めて考えました。
クライアント別の時間集計で、顧問料とかかる時間のバランスを図る。
【税理士事務所 所長Dさん】
日報システムを使って、クライアント別にスタッフが携わる時間を確認できるようになり、顧問料の額とスタッフの動く時間のバランスが適切かどうかを判断しやすくなりました。
感覚に頼るのではなく、具体的なデータを見て、金額にあわせた働き方を指示するよう心がけています。
